怎么節(jié)省會議活動費用

任何工作都伴隨一定的人力、物力的消耗。隨著會議節(jié)奏的日益緊密，如何降低會議預(yù)算，提高會議效率已成為每個會議人員的工作重心之一，首先時間就是金錢，會議日期的靈活性可以節(jié)約一定費用；其次是坦誠溝通，列出輕重緩急；再者是尋找價值點，尋找酒店的優(yōu)惠條件；仔細觀察會議滿意度，選擇會議地點要有一定的目的性，按需采購所需物料，重視距離問題，嘗試一些打包方案服務(wù)，當然，郵輪會議和匯率保障也是很重要的。

一、時間就是金錢

如果會議日期的安排具備一定的靈活性，那么十有八九能為你節(jié)約費用，考慮好每周和每年中酒店業(yè)務(wù)的高峰和低谷時期，將酒店需要“疲于應(yīng)付”的高峰時期找出來。

二、坦誠溝通

要了解對你的會議來說哪些是最重要的，列出輕重緩急，在你的需求建議書中，明確、直接地告知對方你認為最重要的條件，將此條件作為競標的內(nèi)容之一。

三、尋找價值點

在經(jīng)濟疲軟時期，會議數(shù)量銳減，取消會議的情況經(jīng)常發(fā)生，這個時候要尋找酒店的優(yōu)惠條件，不要害怕詢問對方能夠提供什么優(yōu)惠條件。

四、仔細觀察會議滿意度

仔細觀察會議，注意所有不能直接為會議滿意度或參會者體驗感“加分”的細節(jié)支出。還有一個策略：通過提升優(yōu)勝者的住宿級別或者在會后，增加旅行激勵獎的方法，將績效獎和會議預(yù)算結(jié)合在一起；

五、選擇會議地點要有目的性

會議地點和安排的活動要與公司要實現(xiàn)的目標相匹配。

六、按需采購

在談判條件時，一些消費品，如會間咖啡和酒吧消費，要按人次計算。還有一個小竅門：酒店一般都有儲存道具的房間，問一問道具間里有沒有能為你的會議或宴會增加氣氛的東西，或許你能廉價或免費使用這些道具。

七、重視距離問題

國內(nèi)新建酒店和飯店陸續(xù)開業(yè)的很多，足以讓您的會議參與者和獎勵旅游參與者滿意而歸，就近選擇避免因倒時差而帶來的不適，還能讓國內(nèi)經(jīng)濟活起來。

八、嘗試打包方案

有一點很重要，就是要知道哪些服務(wù)是包含在打包方案里的，哪些服務(wù)是不包含的，為此你自己要親自去考察酒店。

九、重視郵輪會議

郵輪會議和全服務(wù)打包酒店的預(yù)算控制方法類似。如果使用美元支付，郵輪會議能讓你獲得國際旅行的享受，這樣的會議帶上愛人或其他家屬是再合適不過了。

十、匯率保障

提前支付國際會議的保證金能確保預(yù)算額不受通貨膨脹或貨幣波動的影響。