會(huì)議策劃前期的準(zhǔn)備工作
CCASY
為了確保會(huì)議成功，必須在會(huì)議前做充分的準(zhǔn)備，會(huì)議成功的關(guān)鍵在于會(huì)議前的周密策劃。會(huì)議策劃的準(zhǔn)備工作是否充分，可以為會(huì)議策劃的成功奠定良好的基礎(chǔ)。為了使會(huì)議策劃成功，我們必須為會(huì)議策劃做好以下準(zhǔn)備工作。
1、會(huì)場的預(yù)約和布局
根據(jù)會(huì)議級別和會(huì)議的具體情況，選擇會(huì)議地點(diǎn)并提前預(yù)約，安排會(huì)議地點(diǎn)的布局，精心設(shè)計(jì)所有細(xì)節(jié)，準(zhǔn)備會(huì)議所需的所有設(shè)備，并提前放置在指定地點(diǎn)，同時(shí)還要提前調(diào)試好設(shè)備和彩排演練，以確保會(huì)議順利進(jìn)行。
2、會(huì)議資料的準(zhǔn)備
根據(jù)會(huì)議的具體需求設(shè)計(jì)會(huì)議資料的風(fēng)格、內(nèi)容和圖案，并提前將會(huì)議資料送到會(huì)場。當(dāng)會(huì)議材料很多時(shí)，可以根據(jù)會(huì)議策劃安排會(huì)議材料的順序，最好將它們裝訂成冊編好碼，以供參與者閱讀。此外，如果有必要向參加者分發(fā)紀(jì)念品或禮品，則應(yīng)與會(huì)議資料一起準(zhǔn)備好并在會(huì)議資料袋中分發(fā)給參加者。
3、策劃會(huì)議基本流程
在正式會(huì)議開始之前，通常會(huì)有介紹會(huì)議的總體流程，在正常情況下，如果沒有會(huì)議主持人，則由會(huì)議組織者介紹會(huì)議流程。策劃的會(huì)議通常分為工作報(bào)告階段、討論階段和工作安排階段。會(huì)議的基本流程將組織為正式文件，作為會(huì)議主持人的材料裝訂好，明白基本流程可以讓參與者更輕松地參加會(huì)議。
4、會(huì)議通知
會(huì)議通知作為會(huì)議策劃的一部分顯然是必不可少的，如果是公司內(nèi)部會(huì)議，可以根據(jù)公司的通信系統(tǒng)通知與會(huì)人員，如果公司有外部合作伙伴，可以通過電話、短信或電子郵件的形式通知另一方，通知的內(nèi)容應(yīng)簡要說明會(huì)議議程、與會(huì)人員、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)等，并盡量簡明扼要。
會(huì)議策劃的準(zhǔn)備工作還包括會(huì)議的發(fā)起、會(huì)議議程的擬定以及與會(huì)議策劃前期準(zhǔn)備工作有關(guān)的一些技術(shù)問題。