大型活動策劃的注意事項
CCASY
要想成功地完成一場大型活動策劃，需要考慮和顧及的問題很多?，F(xiàn)實中有一些企業(yè)單位明明耗費了大量的人力、物力和財力，卻沒有使一場大型活動策劃收到預(yù)期的效果，很重要的一個原因就是他們活動前的準(zhǔn)備工作做得不夠充分，缺乏必須的合理計劃和對于整體效果的周全考慮。大型活動策劃的注意事項包括：1、提前擬定活動的計劃；2、充分做好人力物資準(zhǔn)備；3、做好突發(fā)狀況應(yīng)急預(yù)案；4、預(yù)留時間做好會前檢查；5、活動收尾安排及總結(jié)。
1、提前擬定活動的計劃。大型活動策劃首先要明確活動的具體類型和主題，有針對地做出計劃，計劃的內(nèi)容需要盡可能地細(xì)致完備，通過分階段的方式做好活動前的準(zhǔn)備工作，精確算好活動所需要的各種材料及人工，并進(jìn)行經(jīng)費預(yù)算，外聯(lián)部門人員要對活動所需的經(jīng)費預(yù)算進(jìn)行實際的落實，找到合適的合作對象或?qū)顒咏?jīng)費申請做好安排。
2、充分做好人力物資準(zhǔn)備。活動負(fù)責(zé)人根據(jù)活動計劃表聯(lián)絡(luò)安排好場地和主持人，確定活動參與人數(shù)并提前一周發(fā)出邀請函，通過媒體和網(wǎng)絡(luò)做好活動宣傳工作，將活動的每一個實施細(xì)節(jié)對接好到具體的工作人員，確保沒有遺漏，避免出現(xiàn)多頭指揮或者職責(zé)無人執(zhí)行的情況。
3、做好突發(fā)狀況應(yīng)急預(yù)案。大型活動策劃需要著重考慮到安全問題，這類活動參與人數(shù)眾多，不排除會有突發(fā)情況發(fā)生，需要在大型活動策劃時安排專門助理處理可能的突發(fā)情況。在除遇特殊天氣情況以外，活動都應(yīng)如期進(jìn)行，避免時間拖延給活動參與者留下不好的印象。如因故需要推遲或取消活動，應(yīng)該盡早做好通知。
4、預(yù)留時間做好會前檢查。一場任何規(guī)模的大型的活動開始前的兩個小時，全面的檢查工作都是必不可少的，根據(jù)大型活動策劃的內(nèi)容安排以及人員的分布，賓客或者觀眾的入場等，并檢視包括會場的設(shè)備是否完好無損，所有的物質(zhì)是否應(yīng)準(zhǔn)備、分發(fā)妥當(dāng)，主持人的臺詞是否排練熟稔等進(jìn)行逐一檢查和彩排，避免活動進(jìn)行時出現(xiàn)手忙腳亂的情況。
5、活動收尾安排及總結(jié)。完成一場活動之后的大型活動策劃的收尾工作更加不可馬虎，活動結(jié)束時負(fù)責(zé)人員要在現(xiàn)場做好指揮調(diào)動和監(jiān)督工作，根據(jù)計劃表確?；顒訁⑴c者安全、有序地退場，并清點好設(shè)備，落實每個人的職責(zé)檢查，如有設(shè)備或資源的租借需及時歸還或安排歸還的負(fù)責(zé)人員，做好人員職責(zé)的對接計劃后做出活動的總結(jié)。