政府類大型活動策劃和組織的關(guān)鍵環(huán)節(jié)
CCASY
策劃、籌備和組織大型會議、活動是黨政機(jī)關(guān)辦公廳(室)經(jīng)常會遇到的一項(xiàng)工作，具有重要的政治意義和極高的社會關(guān)注度。政府大型活動是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，精心的策劃和科學(xué)的組織是應(yīng)重點(diǎn)把握的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。政府類大型活動策劃和組織的關(guān)鍵環(huán)節(jié)包括：1、挖掘深刻的政治內(nèi)涵；2、構(gòu)思新穎的活動創(chuàng)意；3、搭建豐滿的主題框架；4、勾勒完美的組織細(xì)節(jié)；5、充分的可行性研究階段；6、嚴(yán)格的審查批準(zhǔn)階段；7、周密的組織協(xié)調(diào)階段；8、緊湊的進(jìn)程控制階段；9、穩(wěn)妥的風(fēng)險(xiǎn)控制和應(yīng)急管理。
1、挖掘深刻的政治內(nèi)涵
黨政機(jī)關(guān)主辦參與的大型活動有別于單純的商業(yè)活動，除了展示黨政機(jī)關(guān)形象、倡導(dǎo)模范行為之外，還有傳遞思想、表明立場等深刻的政治內(nèi)涵。挖掘大型活動的政治內(nèi)涵就是在策劃活動主題、設(shè)計(jì)活動背景、構(gòu)建活動板塊、銜接過渡環(huán)節(jié)的過程中，要以政治內(nèi)涵為指導(dǎo)思想和工作原則，以政治內(nèi)涵主導(dǎo)構(gòu)思、貫徹行動。
2、構(gòu)思新穎的活動創(chuàng)意
獨(dú)特的創(chuàng)意能深刻表現(xiàn)特定的內(nèi)涵，越是宏大的內(nèi)涵越需要通過完整的創(chuàng)意規(guī)劃和細(xì)膩的創(chuàng)意題材體現(xiàn)出來。銳意創(chuàng)新不等于放任冒險(xiǎn)，黨政機(jī)關(guān)主辦參與的大型活動求新求變的前提是安全、平穩(wěn)、順利。
3、搭建豐滿的主題框架
大型活動的主題和內(nèi)涵確定后，策劃者需要構(gòu)建合理、可行的活動單元作為主題的表現(xiàn)手段。不同的活動單元構(gòu)成了若干分主題，并銜接、縫合為一個豐滿的活動主體。大型活動在強(qiáng)調(diào)活動整體性的同時，必須高度重視不同的活動單元間結(jié)構(gòu)的合理性及過渡空間的可通過性。實(shí)踐中，在活動主題以及活動單元確立后，必須通過實(shí)操演練等方式確保過渡的穩(wěn)定和銜接的通順。同時，還要考慮過程中可能發(fā)生的“意外”情況，通過制定預(yù)案防止活動的意外中斷。
4、勾勒完美的組織細(xì)節(jié)
對于組織大型活動而言，活動的規(guī)模越大，控制的環(huán)節(jié)越復(fù)雜，瑣碎的細(xì)節(jié)越多；活動組織得越成功，內(nèi)容越精彩，在細(xì)微處越見精神。成功的策劃就像是精湛的雕刻，既要注重整體的把握，更要抓住枝葉的塑造。細(xì)節(jié)所勾畫出的細(xì)膩與精致，往往能夠讓人在感受大型活動濃厚氛圍的同時，引導(dǎo)人去關(guān)注活動中的細(xì)微之處，從而給人留下更加難忘的印象。
5、充分的可行性研究階段
舉辦大型活動必須考慮活動是否有必要舉辦、舉辦能否成功、舉辦后能否取得預(yù)期效果。在組織活動之前，必須預(yù)先對活動能否安全穩(wěn)妥舉辦并實(shí)現(xiàn)預(yù)期效果進(jìn)行詳細(xì)的研究，以確保大型活動決策的正確。在廣泛、深入調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，不僅要充分論證活動的必要性、可行性，還要對各種活動預(yù)案進(jìn)行比較分析論證，提早研究活動實(shí)施過程中可能遇到的突發(fā)性問題，并準(zhǔn)備好周密的處置方案，同時要高度重視對活動實(shí)施后的政治輿論、社會影響、經(jīng)濟(jì)效益的科學(xué)預(yù)測和效果評估。
6、嚴(yán)格的審查批準(zhǔn)階段
大型活動特別是大型文體活動舉辦前需要取得公安、文化等部門的行政許可。多數(shù)情況下，由于需要設(shè)置戶外大型廣告、搭建大會展臺及布線等，又涉及市政市容、安全生產(chǎn)、消防等部門的職能。事前要把活動現(xiàn)場的效果圖、平面圖、電路圖等遞交有關(guān)部門審查和批準(zhǔn)，建設(shè)過程中還需要這些部門進(jìn)行安全檢查等?；顒又懈鞑块T協(xié)同制定有關(guān)技術(shù)方案，溝通協(xié)調(diào)涉及的審查批準(zhǔn)事項(xiàng)，根據(jù)不同的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)準(zhǔn)則，提出嚴(yán)格的要求，進(jìn)而制定科學(xué)、合理、可行的大型活動策劃方案，并協(xié)同組織實(shí)施和監(jiān)督檢查，共同確?；顒禹樌M(jìn)行。
7、周密的組織協(xié)調(diào)階段
大型活動是復(fù)雜的開放型系統(tǒng)，諸多活動板塊和環(huán)節(jié)會產(chǎn)生不特定的溝通對象，每個對象都要采用相應(yīng)的方式與之進(jìn)行有效溝通。如果主辦的大型活動無先例可循，組織過程中任何理解上的差異和行動上的不一致都要通過協(xié)調(diào)和磨合來達(dá)到統(tǒng)一。組織協(xié)調(diào)貌似簡單，實(shí)際上相當(dāng)復(fù)雜，不僅表現(xiàn)在協(xié)調(diào)層次的多樣、協(xié)調(diào)主體的眾多，還體現(xiàn)為信息在溝通環(huán)節(jié)的不斷過濾和消耗。因此，大型活動的組織協(xié)調(diào)工作要特別注意方式方法，既要有召開協(xié)調(diào)會議形成的書面文件、會議紀(jì)要等正式溝通，也要有口頭表達(dá)、郵件聯(lián)絡(luò)、電話、短信等即時溝通，以確保溝通的有效性。
8、緊湊的進(jìn)程控制階段
大型活動的進(jìn)程控制就是組織者在活動過程中對節(jié)點(diǎn)的控制，這些節(jié)點(diǎn)主要包括活動的開幕、閉幕以及各個環(huán)節(jié)的銜接點(diǎn)。首先是開幕、閉幕時機(jī)選擇要慎重，尤其是黨政機(jī)關(guān)主辦參與的大型活動項(xiàng)目，由于牽涉面廣、意義重大，必須選擇一個好的時機(jī)來舉辦。其次要有完整的項(xiàng)目進(jìn)程計(jì)劃，包括總體計(jì)劃、分項(xiàng)計(jì)劃和滾動計(jì)劃等內(nèi)容。任何計(jì)劃都要有預(yù)案或第二方案，活動一旦開始，預(yù)定的條件和環(huán)境發(fā)生變化，既定方案也須相應(yīng)調(diào)整。
9、穩(wěn)妥的風(fēng)險(xiǎn)控制和應(yīng)急管理
任何“風(fēng)險(xiǎn)”都是大型活動的大敵，在某種程度上，活動進(jìn)程控制得好不好，活動策劃得是否周密，關(guān)鍵在于能否通過對活動中發(fā)生意外的概率分析，制定完備的應(yīng)急預(yù)案，以防止意外的發(fā)生。要牢固樹立“零風(fēng)險(xiǎn)”理念，消除一切可以消除的苗頭和隱患，并制定預(yù)防可能風(fēng)險(xiǎn)的工作方案。要將風(fēng)險(xiǎn)管理的意識貫穿到活動的始終，對任何潛在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識別和分析，并制定相應(yīng)的對策。要注意查詢有關(guān)記錄、資料，借鑒以往的寶貴經(jīng)驗(yàn)，熟練運(yùn)用系統(tǒng)分解、情景模擬等方式方法，制作周密的風(fēng)險(xiǎn)論證報(bào)告，進(jìn)而制定切實(shí)可行的風(fēng)險(xiǎn)控制策略，確保大型活動成功舉辦。